MS Project i kako vam može pomoći na studentskim projektima?

Iako je zabavno sarađivati na grupnim projektima, studenti se mogu suočiti sa određenim poteškoama. To uključuje organizacione probleme, nejednakost u raspodeli posla i slabo učeše nekih članova tima.

Da bi studenti efikasno radili na svojim projektima, a istovremeno pripremajući se i za posao kojim će se u budućnosti baviti potrebno je pre svega da razumeju osnovne upravljanja projektima. To će im pomoći da uspešno realizuju svoje projekte.

Zato ako ste student koji radi na nekom projektu ili vidite sebe nakon završenog fakulteta kao uspešnog projekt menadžera, pročitajte ovaj tekst i već sada steknite potrebna znanja za uspešno upravljanje projektima.

Osnovu od koje svakako treba krenuti čine sledeće četiri komponente:

  1. Postavljanje ciljeva

Upravljanje projektom započinje postavljanjem ciljeva zasnovanim na širokoj ideji onoga što želimo postii. Ovde je potrebno da imate jasan oseaj kuda idete i kako e to izgledati kada završite. Ovaj oseaj svrhe pokretae vaše postavljanje ciljeva.

Od vas se može zahtevati da postavite ciljeve na početku projekta, pre nego što razvijete koncept za svoj proizvod. Ponekad će možda biti potrebno da započnete sa postavljanjem ciljeva nakon što prođete kroz ideju i imate jasan koncept proizvoda. Ovi ciljevi e pokretati sledeu komponentu, a to je raščlanjivanje projekta na manje delove, odnosno kreiranje aktivnosti.

  1. Raščlanjivanje projekta na manje zadatake i postavljanje rokova

Nakon što postavite ciljeve, potrebno je da projekat podelite na manje delove, odnosno aktivnosti sa jasno postavljenim rokovima.

Ovde dolazi do vizuelizacije svakog dela zadatka, stvarajui most između apstraktnih ideja i konkretnih radnji. U ovoj fazi treba realno da razmišljate o tome šta je potrebno u smislu vremena, resursa i konkretnih akcija. Ovo je kritičan deo upravljanja projektima. Zahteva od vas da vidite opštu sliku, detalje i složeni odnos između njih. Potrebno je da napravite dobar plan projekta. Ako je to zajednički projekat koji radite sa ostalim kolegama, potrebno je da podelite uloge i odgovornosti.

  1. Odaberite i primenite strategije

Jednom kada imate jasan plan, dolazite do trenutka kada je potrebno da izaberete i sprovode svoje specifične strategije. Birate resurse, ljude, materijale, istovremeno odlučujui o procesima koji e najbolje odgovarati vašem projektu.

  1. Praćenje, kontrola i rešavanje problema na projektu

Iako su zadaci i rokovi vitalni za upravljanje projektima, stvari nee uvek funkcionisati po planu. Možete verovati da imate najbolje razvijen plan na svetu, ali na kraju e se život dogoditi.

Morate biti svesni tih trenutaka i mogućih rizika. Potrebno je da se bavite rizicima i spremno ih dočekate ako i kada se pojave. Mnoge stvari će se onda promeniti, planovi e se promeniti, a to može biti frustrirajua strana učenja za  studente. Ali ako već sada uronite u svet projektnog menadžmenta, naučite kako da upravljate rizicima bićete sposobni da se nosite sa ovim izazovima. Bićete u stanju da pratite napredak svog projekta i prilagođavate pristup tokom realizacije projekta.

A šta je ono što vas već danas može izdvojiti od ostalih, a sutradan vas učiniti uspešnim menadžerom projekta?

Naravno, softver za upravljanje projektima kao što je MS Project. Ovaj softver je vrlo jednostavan za upotrebu i lako se uči u čemu vam mogu pomoći tutorijali ili specijalizovana obuka za MS Project.

MS Project će vam pomoći da savršeno isplanirate vaš studentski projekat i ublažite sve potencijalne poteškoće pri upravljanju svojim projektom.

Šta zaista može MS Project i kako vama može pomoći na studentskim projektima?

U zavisnosti od samog projekta, Microsoft Project vam omoguava da planirate projekte, definišete projektne aktivnosti, dodeljujete resurse, upravljate resursima, pravite izveštaje i još mnogo toga. Postoje brojne funkcije koje vam pomažu da budete produktivniji.

A neke od njih su:

  1. Efikasno planiranje projekta

Planiranje projekta predstavlja najvažniju fazu upravljanja projektima. Čini okosnicu čitavog projekta i može lako uništiti projekat ili ga učiniti vrlo uspešnim.

Šta podrazumeva ova faza? Za početak, određuje kako i kada treba izvršiti svaku aktivnost. Zatim se ove aktivnosti dodeljuju različitim članovima tima i dodeljuju se svi potrebni resursi. To čini čitav proces transparentnim i svi su svesni svojih dužnosti i odgovornosti. Upravo u tome je dobar Microsoft Project. Za osiguravanje tačnog planiranja projekta MS Project koristi sledeće:

  • Postavljanje prioriteta

Pomaže vam da odredite prioritetne aktivnosti vašeg projekta, eliminišui iznenađenja i omoguavajui vam da se prvo usredsredite na najvažnije stvari.

  • Upravljanje aktivnostima

Omoguava vam da veoma jednostavno definišete aktivnosti uključene u projekat i odlučite kako ćete i kome dodeliti svaku pojedinačnu aktivnost. Naravno, u MS Projectu lako ćete sve definisane projektne aktivnosti povezati odgovarajućom vezom i grupisati u faze. Imaćete trajanje za svaku od faza na projektu, datum početka i datum završetka. Znaćete i koliko traje ceo projekat, kada počinje i kada se završava.

  • Dodela resursa

Pošto dobro definišete strukturu projekta – WBS, projektnim aktivnostima možete dodati potrebne ljudske i materijalne resurse, kao i fiksne troškove. Na taj način dobićete i budžet projekta.

Sada znate koliko traje vaš projekat, kada počinje, kada se završava i koliko košta. Da biste obezbedili završetak projekta u planiranom vremenskom roku i planiranom budžetu, a da u isto vreme bude zadovoljen i kavlitet važno je da ostvarite dobru saradnju i transparentnu komunikaciju.

  • Timski kalendar

Imati zajednički timski kalendar pravi je blagoslov, jer osigurava da su svi članovi tima stalno na istoj strani. Članovi vašeg tima dobijaće obaveštenja o predstojeim događajima i moi e da sinhronizuju svoje obaveze radi efikasnijeg toka posla.

  • Saradnja

Saradnja je suštinski deo svakog projekta. Svaka aktivnost uključuje obično veći broj ljudi, pa je idealno da svi budu povezani preko zajedničke platforme. To bi obezbedilo lakšu komunikaciju i podelu informacija važnih za sam projekat.

Kako se u svemu tome postiže saradnja?

MS Project vam omoguava da delite datoteke sa ostalim kolegama koji rade na projektu. Ovo vam pomaže da osigurate da svi članovi imaju odgovarajuu dokumentaciju i potrebne informacije kako bi mogli da rade na projektu sa minimalnim prekidima. Tu su i brojni izveštaji koji će pospešiti i učvrstiti saradnju sa ostalim saradnicima na projektu.

  1. Efikasna realizacija i kontrola projekta

Kada imate dobar plan projekta, možete krenuti sa ažuriranjem vašeg studentskog projekta u MS Projectu. Imaćete mogućnost da unesete realne podatke vezane za trajanje aktivnosti, stvarni datum početka kao i završetka svake od aktivnosti na projektu.

Možete takođe da unesete i stvarni broj radnih sati angažovanja ostalih članova tima koji rade na projektu ili stvarnu količinu utrošenog materijala, kao i realan iznos fiksnih troškova. Uz efikasno ažuriranje projekta u MS Projectu, u svakom trenutku ćete znati kako stojite sa projektom. Znaćete koliko će vaš projekat stvarno trajati i koliko će stvarno koštati. Znaćete da li postoje i kolika su  odstupanja u odnosu na plan.

MS Project omoguava studentima da komuniciraju, planiraju i upravljaju svojim grupnim radom u pokretu. Zadaci se mogu lako delegirati i postaviti rokovi za nesmetano i blagovremeno izvršavanje. Korišenje MS Projecta omoguava studentima da daju prednost i efikasno sarađuju na zadacima kao grupa.

Ove prednosti Microsoft Projecta će vam stvoriti osećaj sigurnosti i komfora. Smanjićete mogućnost lošeg planiranja, loše procene, negativnih uticaja i povećati mogućnost uspešne realizacije vašeg studentskog projekta.

Оставите одговор

Ваша адреса е-поште неће бити објављена. Неопходна поља су означена *